Kort forklart: Avtalen med artisten bør fastsette dato og sted, spilletid og antall sett, tidspunkt for rigg og lydprøve, teknisk rider, hvem som dekker reise, og hva som skjer hvis arrangementet…
Kort forklart: Avtalen med artisten bør fastsette dato og sted, spilletid og antall sett, tidspunkt for rigg og lydprøve, teknisk rider, hvem som dekker reise, og hva som skjer hvis arrangementet avlyses. To ansvarsforhold ligger hos arrangøren uansett hva som avtales: melding og rapportering til TONO, og tilbakebetaling til billettkjøperne ved avlysning.
Det som går galt rundt en konsert, går sjelden galt på scenen. Det går galt i det som aldri ble skrevet ned. Hvor lenge artisten faktisk skulle spille, hvem som bærer kostnaden hvis datoen ryker, og hvem som skulle melde fremføringen inn til TONO.
Denne guiden handler om vilkårene, ikke om beløpene. Hva som driver prisen, står i artikkelen om hva som avgjør artistprisen.
En avtale trenger ikke være lang. Den må bare være entydig nok til at to parter som husker kvelden ulikt, kan lese seg til det samme.
| Punkt i avtalen | Hvorfor det kommer opp i praksis |
|---|---|
| Partene og hvem som signerer | Ved samarbeid mellom flere aktører må det stå hvem som er formell arrangør |
| Dato, sted og lokale | Grunnlaget for reise, rigg og eventuell overnatting |
| Spilletid og antall sett | «Litt musikk etterpå» er den vanligste kilden til uenighet |
| Rigg og lydprøve med klokkeslett | Lydprøven bør være ferdig før første gjest slipper inn |
| Teknisk rider | Hva huset stiller med, og hva artisten tar med selv |
| Honorar, reise og eventuell overnatting | Skill honoraret fra utgiftene, så vet begge hva som dekkes av hvem |
| Avlysning | Hva som gjelder hvis arrangøren, artisten eller ytre forhold stopper kvelden |
| Sykdom | Om datoen kan flyttes, og hva som kreves av dokumentasjon |
| TONO og eventuell Gramo-melding | Ansvaret ligger hos arrangøren, men det bør stå i avtalen hvem som gjør jobben |
| Billettsalg og inntektsside | Hvem eier billettinntekten, og hvem svarer overfor billettkjøperne |
Du trenger ikke skrive malen selv. Creo har standardavtaler for spillejobber liggende åpent på nett. Norske Konsertarrangører utarbeidet i 2015 en standardkontrakt sammen med noen av landets største bookingbyråer og representanter for festival-Norge, med ferdig forhandlede vilkår om blant annet forsikring, erstatning, avlysning og sikkerhet. Den kan lastes ned i Arrangørwikien.
For en firmafest eller et jubileum er en kort avtalebekreftelse på e-post ofte nok, så lenge alle punktene over står der. For et kulturhusoppdrag med billettsalg er terskelen høyere, noe som er nærmere beskrevet i guiden for kulturhus og kommuner.
Her hjelper det å skille mellom tre helt ulike situasjoner. De behandles forskjellig, og en avtale som bare sier «ved avlysning» dekker sjelden alle tre.
| Situasjon | Det avtalen bør besvare |
|---|---|
| Arrangøren avlyser | Hvor stor andel av honoraret som likevel utbetales, og fra hvilket tidspunkt før datoen andelen endrer seg |
| Artisten kan ikke stille | Om datoen kan flyttes, hvilken dokumentasjon som kreves ved sykdom, og hva som skjer med allerede påløpte utgifter |
| Ytre forhold utenfor begges kontroll | Hva som regnes som force majeure, og hvordan kostnadene fordeles mellom partene |
Force majeure er verdt et eget avsnitt, fordi begrepet brukes langt løsere i dagligtale enn i en avtale. Lovdata beskriver det som særlige omstendigheter som ikke er under menneskelig kontroll. Creo har presisert at hendelsen må være uforutsett og utenfor partenes kontroll, og at en risiko som allerede er kjent når avtalen inngås, nettopp derfor ikke er uforutsett. Det betyr at en klausul du kopierer fra en gammel kontrakt ikke nødvendigvis dekker det du tror den dekker.
I mange kontraktsforhold gir en force majeure-bestemmelse partene rett til å heve avtalen når situasjonen har vart en viss tid, vanligvis tre til seks måneder. For én konsertkveld er ikke varigheten det interessante spørsmålet. Fordelingen av påløpte kostnader er det.
Det praktiske rådet er enkelt: avtal avlysningsvilkårene i den samme e-posten der du avtaler spilletiden. Etter at noe har skjedd, forhandler ingen godt.
Dette er punktet flest arrangører tror artisten ordner. Det gjør artisten ikke.
Når musikk fremføres offentlig, må opphavspersonene ha gitt tillatelse til ansvarlig arrangør. TONO forvalter rettighetene til låtskrivere, komponister, tekstforfattere og musikkforlag. Rekkefølgen er slik:
Billettansvaret følger den samme logikken. Forbrukerrådet skriver at billettkjøperen i utgangspunktet har krav på å få tilbake billettpengene hvis arrangementet blir avlyst, og at et forbehold tatt ved salget kan endre dette. Det ansvaret ligger hos den som solgte billetten, ikke hos artisten. Derfor bør avtalen si tydelig hvem som står som formell arrangør, særlig når et kulturhus og en frivilligsentral samarbeider om samme konsert.
Holder det med en avtale på e-post? For et lukket arrangement er en skriftlig bekreftelse med dato, sted, spilletid, format, honorar og avlysningsvilkår som regel tilstrekkelig. Poenget er ikke formatet på dokumentet, men at punktene er entydige og bekreftet av begge parter.
Kan vi flytte datoen i stedet for å avlyse? Ofte ja, men bare hvis avtalen åpner for det. Skriv inn om en ny dato skal avtales innenfor et gitt tidsrom, og hva som skjer med allerede påløpte utgifter til reise og overnatting hvis flyttingen ikke lar seg gjennomføre.
Hvem har ansvaret for TONO når huset er kommunalt? Ansvaret ligger hos den som står som ansvarlig arrangør for konserten, ikke automatisk hos huseieren. Avklar dette skriftlig når kulturhuset leier ut lokalet til en ekstern arrangør, i stedet for å anta at huset ordner det som en del av utleien.
Skal du booke Big Hand, får du avtalepunktene over besvart i tilbudet. Bak navnet står Ottar «Big Hand» Johansen, norsk countryartist med over 60 år på veien, to Spellemannpriser fra 1985 og 1988, og kjent fra NRK-programmet Landhandelen. Formatet velges etter salen: duo sammen med Anders Sinnes, eller fullt band i «SteelHand» sammen med Casino Steel og Nilsen's Southern Harmony. Forestillingene som kan bookes er beskrevet hver for seg.
Send dato, sted, ønsket spilletid og om arrangementet er lukket eller har billettsalg via bookingskjemaet, på ottar@bighand.no eller telefon 915 88 000, så får du et konkret tilbud med betingelsene skriftlig.
Kilder: TONO om konsert og event · TONO om forskjellen på TONO og Gramo · Norske Kulturarrangører: TONO i Arrangørwikien · Norske Kulturarrangører om standardkontrakten · Creo: kontrakter og skjemaer · Creo om avlysningsklausuler · Lovdata om force majeure · Forbrukerrådet om kultur og billetter
Les mer: Hva bør du se etter når du booker liveband til bedriftsarrangement? · Artistbooking og priser · Slik booker kulturhus og kommuner artist