Kort forklart: I kommunen ligger avgjørelsen som regel hos kulturkontoret, kulturhuslederen eller frivilligsentralen, avhengig av hvem som eier arrangementet og budsjettet. Send en skriftlig…
Kort forklart: I kommunen ligger avgjørelsen som regel hos kulturkontoret, kulturhuslederen eller frivilligsentralen, avhengig av hvem som eier arrangementet og budsjettet. Send en skriftlig forespørsel med dato, sted, publikumsgruppe og tekniske forhold, og vær ute før sesongprogrammet låses. Ottar «Big Hand» Johansen er ett aktuelt countryalternativ blant flere.
Å booke artist til et kommunalt arrangement ligner lite på å booke til en privat fest. Pengene kommer fra et vedtatt budsjett, datoen henger sammen med et program som er satt lenge før, og forespørselen din skal kunne behandles av noen andre enn deg selv. Denne guiden går gjennom hvem som bestemmer, når du bør ta kontakt, og hva som må være med for at svaret ikke blir «send oss mer informasjon».
Det er sjelden én person. I de fleste kommuner er ansvaret fordelt mellom flere roller, og det første du må finne ut er hvem som eier akkurat ditt arrangement.
| Rolle | Bestemmer typisk over | Kontakt dem når |
|---|---|---|
| Kulturhusleder / programansvarlig | Sesongprogrammet i huset, scenetid, teknisk mannskap | Du vil ha artisten inn i husets ordinære program |
| Kulturkontoret i kommunen | Kulturmidler, tilskuddsordninger, kommunale markeringer | Arrangementet er kommunens eget, eller du søker støtte |
| Frivilligsentralen | Lavterskelarrangement, seniortreff, lokalt samarbeid | Du trenger medarrangør, verter og lokal forankring |
| Teknisk ansvarlig i huset | Lyd, lys, scene, rigg og bemanning | Riderne skal avklares før avtalen signeres |
| Enhetsleder / kommunalsjef | Innkjøpsregler og fullmakter over en viss ramme | Beløpet krever formell godkjenning |
Send forespørselen til den som har programansvaret, og be dem videresende hvis du har bommet. Det er raskere enn å gjette.
Kommunale budsjetter vedtas for kalenderåret. Kulturhus programmerer derimot i sesonger, typisk en høstsesong og en vårsesong, og vårsesongen krysser dermed to budsjettår. Det gir to praktiske konsekvenser.
Den ene er at et hus kan ha ledig dato, men ikke ledig ramme. Datoen finnes, pengene er brukt opp. Den andre er at forespørsler som kommer etter at programmet er publisert, konkurrerer om restplass i en kalender som allerede er markedsført. Da er sjansen større for at du får ja til en annen dato enn den du ba om.
Er arrangementet knyttet til en tilskuddsordning eller en kommunal satsing, styres tidslinjen av søknadsfristen i ordningen, ikke av artistens kalender. Sjekk ordningen først, book etterpå.
Tommelfingerregelen er å ta kontakt mens forrige sesong fortsatt pågår, altså før huset låser neste program. Da er du med i vurderingen i stedet for å be om et unntak fra den.
Forskjellene handler mindre om musikken og mer om rammene rundt.
| Forhold | Privat fest | Kulturhus eller kommunalt arrangement |
|---|---|---|
| Publikum | Kjent gjesteliste | Åpent publikum med bred aldersspredning |
| Lokale | Sal eller lokale uten fast scene | Fast scene, ofte med husteknikk og teknikere |
| Teknisk rider | Ofte løst underveis | Skal avklares skriftlig i forkant |
| Universell utforming | Sjelden et tema | Krav om tilgjengelighet, teleslynge og HC-plasser |
| Billetter | Ingen | Billettsystem, gratis eller betalt inngang |
| Markedsføring | Muntlig invitasjon | Programkatalog, pressemelding, sosiale medier |
| Beslutning | Én person | Programansvarlig, teknisk og økonomisk godkjenning |
Prisen settes heller ikke likt. Det som driver kostnaden i et kulturhusoppdrag er blant annet besetning, reisevei og eventuell overnatting, spilletid, hvor mye teknikk huset selv stiller med, og hvilken ukedag og sesong datoen ligger i. Be alltid om tilbud basert på disse variablene i stedet for å sammenligne to hus mot hverandre.
Ta med dette i én e-post: arrangør og kontaktperson, dato med alternativ dato, sted og salstørrelse, forventet publikumstall og publikumsprofil, ønsket spilletid, hvilket format du ser for deg, hva huset stiller med av lyd og lys, og hvem som betaler. Da kan mottakeren svare med et reelt tilbud i første runde.
Skal du ha country til et kommunalt arrangement, finnes det flere veier. Regionale bookingbyråer, lokale countrylag og artistenes egne nettsider er alle brukbare inngangsporter. Ett aktuelt alternativ er Ottar «Big Hand» Johansen, norsk countryartist med over 60 år på veien og to Spellemannpriser, fra 1985 og 1988. Han opptrer som duo sammen med Anders Sinnes eller med fullt band, avhengig av salen og anledningen. Forespørsler går direkte til ottar@bighand.no eller 915 88 000.
Må kommunen legge artistoppdrag ut på anbud? Det avhenger av verdien på kjøpet og kommunens egne innkjøpsregler. Små kulturoppdrag håndteres normalt som direkte kjøp av programansvarlig, mens større rammer krever godkjenning lenger opp i linja. Spør innkjøpsansvarlig i kommunen før du gir et muntlig løfte til en artist.
Hvem har ansvaret for teknikk og rigg i et kulturhus? Som regel huset, men det må stå svart på hvitt. Avklar hvem som stiller med lydtekniker, hvilket anlegg som finnes, når artisten får tilgang til scenen for lydprøve, og hva artisten selv tar med. Duo og fullt band har ulike behov, så riderne må matche formatet du faktisk bestiller.
Kan frivilligsentralen og kulturhuset samarbeide om samme konsert? Ja, og det er ofte den beste løsningen. Kulturhuset bidrar med scene og teknikk, frivilligsentralen med verter, transport av publikum og lokal markedsføring. Avtal tidlig hvem som står som formell arrangør, siden det avgjør hvem som signerer avtalen med artisten og hvem som eier billettinntektene.
Les mer: Book countryartist til firmafest, jubileum og kulturhus · Den kulturelle spaserstokken · Hvordan booke konsert til sykehjem