Kort forklart: Bestem først hvilket lag som står som formell arrangør, siden det avgjør hvem som signerer avtalen og bærer den økonomiske risikoen. Velg deretter format etter lokalet, ikke omvendt.…
Kort forklart: Bestem først hvilket lag som står som formell arrangør, siden det avgjør hvem som signerer avtalen og bærer den økonomiske risikoen. Velg deretter format etter lokalet, ikke omvendt. Send så én skriftlig forespørsel med dato, sted, forventet publikum og hva huset har av lyd og lys. Ottar «Big Hand» Johansen bookes som duo eller med fullt band.
Et idrettslag som setter opp bygdefest, tar en risiko et kulturhus slipper. Det finnes ingen vedtatt budsjettlinje å trekke fra, ingen ansatt som programmerer sesongen, og ingen som får lønn for kvelden. Går billettsalget dårlig, er det laget som sitter igjen med regningen.
Det gjør ikke bookingen vanskeligere. Det gjør den annerledes. Her er fremgangsmåten, fra ansvarsfordeling til ferdig forespørsel.
Det første spørsmålet er ikke hvilken artist dere vil ha. Det er hvem «dere» er, formelt sett.
En avtale med en artist inngås med en juridisk enhet, ikke med en festkomité. Er det idrettslaget, grendelaget, ungdomslaget eller korpset som står som arrangør? Enheten som signerer, er den som hefter for avtalen og eier billettinntekten. Skal to lag dele på kvelden, bør dere bli enige om dette skriftlig før noen tar kontakt med en artist.
| Rolle i komiteen | Ansvarer for | Må være avklart før forespørselen sendes |
|---|---|---|
| Arrangøransvarlig | Signerer avtalen på vegne av laget | Hvilket lag som er formell arrangør |
| Økonomiansvarlig | Budsjett, billettinntekt og fakturamottak | Hvor stor ramme kvelden tåler, og hva som skjer ved svikt |
| Lokaleansvarlig | Leie av huset, nøkler, tilgang til scenen | At datoen er sikret i huset, ikke bare ønsket |
| Teknisk kontakt | Lyd, lys, strøm og riggetid | Hva huset har fra før, og hvem som betjener det |
| Dugnadsansvarlig | Vakter, servering, rydding | Hvor mange som faktisk stiller, ikke hvor mange som er spurt |
| Kontaktperson på dagen | Én person artisten forholder seg til | At vedkommende har mandat til å ta avgjørelser |
Den siste linjen ser triviell ut. Den er det ikke. På et dugnadsdrevet arrangement er alle på jobb samtidig, og en artist som ringer om innkjøring eller lydprøve, skal slippe å lete etter riktig person mens klokka går.
Frivillige arrangører har sjelden en ferdig scene å spille på. Lokalet er som regel bygget for noe annet, og det er lokalet, ikke ønskelista, som avgjør hvilket format som fungerer.
| Lokale | Hva som ofte gjelder | Verdt å avklare tidlig |
|---|---|---|
| Grendehus | Lav takhøyde, liten eller ingen fast scene | Hvor scenen skal stå, og hva strømopplegget tåler |
| Samfunnshus | Sal med scene, varierende lydanlegg | Om anlegget holder mål, og hvem som kan betjene det |
| Idrettshall | Stor plass, hard akustikk, sjelden fast scene | Om det finnes scenerigg, og hvordan lyden dempes |
| Klubbhus | Intimt, egnet for et lite format | Om det er plass til utstyr og et sted å skifte |
| Låve eller telt | Fleksibelt, men alt må rigges inn | Strømtilførsel, underlag, vær og sikkerhet |
Beskriv lokalet i forespørselen i stedet for å bestemme formatet på forhånd. En duo rigger raskt og fungerer i en sal der musikken bærer alene, mens fullt band er det som svinger når dansegulvet skal bære kvelden. Hva som skiller de to i praksis, står i artikkelen om hva som avgjør artistprisen.
Ett tall er viktigere enn de andre: hvor mange huset kan ta imot. Det setter taket på billettinntekten, og dermed på hva kvelden tåler. Finn det før dere begynner å regne.
Punkt seks er det frivillige arrangører oftest oppdager for sent. TONO-lisensen må være på plass før konserten arrangeres, og etter konserten skal arrangøren melde inn brutto billettinntekter, publikumsantall og repertoarliste innen 14 dager. Skal det skjenkes alkohol, sendes søknaden til kommunen der skjenkingen skal skje. For en enkeltanledning eller en ambulerende bevilling gjelder ikke kravet om bestått kunnskapsprøve, men søknaden må uansett være inne i god tid. Sjekk fristen hos deres egen kommune.
Skal dere ha country til bygdefesten, er Ottar «Big Hand» Johansen ett aktuelt alternativ. Han har over 60 år på veien, to Spellemannpriser fra 1985 og 1988, og er kjent fra NRK-programmet Landhandelen og plateserien CountryFest, som solgte over én million album. Det er repertoar et voksent bygdepublikum kan fra før, og gjenkjennelse er verdt mye når billettene skal selges på forhånd. Formatet velges etter salen: duo sammen med Anders Sinnes på gitar og sang, eller fullt band.
Hvor tidlig bør vi sende forespørselen? Så snart lokalet og datoen er sikret. For frivillige arrangører er dette ekstra viktig, fordi dere også skal rekke å selge billetter, bemanne dugnaden og markedsføre kvelden. Lørdager og førjulsdatoer fylles først.
Trenger vi organisasjonsnummer for å booke artist? Avtalen inngås med en juridisk enhet, ikke med en festkomité. Har komiteen ingen egen enhet, må et av de deltakende lagene stå som formell arrangør og signere. Det samme laget er da mottaker av faktura og eier av billettinntekten.
Hva skjer hvis billettsalget svikter? Da er det arrangøren som bærer tapet, ikke artisten. Derfor bør økonomiansvarlig regne på kvelden før datoen låses, med et nøkternt anslag på antall solgte billetter. Hvilke forhold som faktisk driver kostnaden, er gjennomgått i artikkelen om artistbooking og priser.
Kan vi samarbeide med kommunen om bygdefesten? Ja, og mange gjør det. Kommunen kan bidra med lokale, tilskuddsordninger eller en rolle som medarrangør. Da endres beslutningsveien, og den er beskrevet i guiden for kulturhus og kommuner. Avtal tidlig hvem som står som formell arrangør, siden det avgjør hvem som signerer og hvem som eier billettinntekten.
Send dato, sted, lokale og forventet publikumstall via bookingskjemaet, på ottar@bighand.no eller telefon 915 88 000, så får dere et konkret tilbud uten forpliktelser.
Kilder:
Les mer: Slik booker kulturhus og kommuner artist · Artistbooking og priser · Coverband eller originalartist · Konserter og turné